Datenschutzvereinbarung zur Auftragsverarbeitung

 

 

Staudt Lithographie GmbH, Kohlenstraße 34 in 44795 Bochum, Deutschland,

Email: info@staudt-online.de,

Telefon: +49 (234) 4525-160,

Fax: +49 (234) 4525-100

ist Auftragsverarbeiter (hier bezeichnet als „Auftragnehmer“).

 

Präambel

 

Der Auftraggeber möchte den Auftragnehmer mit der Erbringung von branchentypischen Leistungen (Gestaltung, Erstellung, Druck, Layout, etc.) beauftragen. Teil der Durchführung ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Insbesondere Art. 28 DSGVO stellt bestimmte Anforderungen an eine solche Auftragsverarbeitung. Zur Wahrung dieser Anforderungen sind sich  der Auftraggeber und Auftragnehmer über nachfolgende Vereinbarung einig.

 

§ 1 Begriffsbestimmungen

 

(1) Verantwortlicher ist gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO die Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen Verantwortlichen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

 

(2) Auftragsverarbeiter ist gem. Art. 4 Abs. 8 DSGVO eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

 

(3) Personenbezogene Daten sind gem. Art. 4 Abs. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

 

(4) Besonders schutzbedürftige personenbezogene Daten sind personenbezogenen Daten gem. Art. 9 DSGVO, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit von Betroffenen hervorgehen, personenbezogene Daten gem. Art. 10 DSGVO über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten oder damit zusammenhängende Sicherungsmaßregeln sowie genetische Daten gem. Art. 4 Abs. 13 DSGVO, biometrischen Daten gem. Art. 4 Abs. 14 DSGVO, Gesundheitsdaten gem. Art. 4 Abs. 15 DSGVO sowie Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.

 

(5) Verarbeitung ist gem. Art. 4 Abs. 2 DSGVO jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

 

(6) Aufsichtsbehörde ist gem. Art. 4 Abs. 21 DSGVO eine von einem Mitgliedstaat gem. Art. 51 DSGVO eingerichtete unabhängige staatliche Stelle.

 

§ 2 Angabe zur Datenschutz-Aufsichtsbehörde

 

(1) Der Auftraggeber hat das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel kann er sich hierfür an die Aufsichtsbehörde seines üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder des Unternehmenssitzes des Auftragnehmers wenden.

(2) Der Auftragnehmer hat als Vertreter nach Art. 27 Abs. 1 DSGVO benannt: Klaus Dienstbier, (+49) 234 4525 160. Der Auftraggeber und der Auftragnehmer und gegebenenfalls deren Vertreter arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.

 

§ 3 Auftragsgegenstand

 

(1) Im Rahmen seiner Leistungserbringung erhält der Auftragnehmer Zugriff auf personenbezogene Daten und verarbeitet diese nach Notwendigkeit des erteilten Auftrages. Dem Auftraggeber obliegt die Beurteilung der Zulässigkeit der Datenverarbeitung.

(2) Zur Konkretisierung der beiderseitigen datenschutzrechtlichen Rechte und Pflichten halten sich der Auftraggeber und Auftragnehmer an die vorliegende Vereinbarung.

(3) Die Bestimmungen dieser Vereinbarung finden Anwendung auf alle Tätigkeiten, bei der der Auftragnehmer und seine Beschäftigten oder durch den Auftragnehmer Beauftragte mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, die vom Auftraggeber stammen oder für den Auftraggeber erhoben wurden.

 

§ 4 Weisungsrecht

 

(1) Der Auftragnehmer darf Daten des Auftraggebers erheben, verarbeiten oder nutzen; dies gilt insbesondere in Bezug auf die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation. Wird der Auftragnehmer durch das Recht der Europäischen Union oder der Mitgliedstaaten, dem er unterliegt, zu weiteren Verarbeitungen verpflichtet, teilt er dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit.

 

(2)Der Auftraggeber ist jederzeit zur Erteilung entsprechender Weisungen berechtigt. Dies umfasst Weisungen in Hinblick auf die Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten.

 

(3) Ist der Auftragnehmer der Ansicht, dass eine Weisung des Auftraggebers gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt, hat er den Auftraggeber unverzüglich darauf hinzuweisen. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Der Auftragnehmer darf die Durchführung einer offensichtlich rechtswidrigen Weisung ablehnen.

 

§ 5 Art der verarbeiteten Daten, Kreis der Betroffenen

 

(1) Im Rahmen der Durchführung des Dienstleistungsvertrages kann der Auftragnehmer Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten. Der Begriff „personenbezogene Daten“ bezieht sich auf Informationen wie Name, E-Mail Adresse, Postanschrift, Telefonnummer oder andere Daten, die benötigt werden können, den erteilten Auftrag zu bearbeiten.

 

(2) Werden personenbezogene Daten Dritter vom Auftraggeber zur Weiterverarbeitung beim Auftragnehmer übermittelt, unterliegen diese der datenschutzrechtliche Verantwortung des Auftraggeber.

 

§ 6 Schutzmaßnahmen des Auftragnehmers

 

(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz zu beachten und die aus dem Bereich des Auftraggebers erlangten Informationen nicht an Dritte weiterzugeben oder deren Zugriff auszusetzen. Unterlagen und Daten sind gegen die Kenntnisnahme durch Unbefugte unter Berücksichtigung des Stands der Technik zu sichern.

 

(2) Der Auftragnehmer wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er trifft alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten des Auftraggebers gem. Art. 32 DSGVO, insbesondere mindestens die in Anlage 3 aufgeführten Maßnahmen der

 

a)  Zutrittskontrolle

b)  Zugangskontrolle

c)  Zugriffskontrolle

d)  Weitergabekontrolle

e)  Eingabekontrolle

f)  Auftragskontrolle

g)  Verfügbarkeitskontrolle

h)  Trennungskontrolle

 

Eine Änderung der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen bleibt dem Auftragnehmer vorbehalten, wobei er sicherstellt, dass das vertraglich vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird.

(3) Beim Auftragnehmer ist der Ansprechpartner für den Datenschutz: Herr Klaus Dienstbier, +49 (234) 4525-160.

 

(4) Den bei der Datenverarbeitung durch den Auftragnehmer beschäftigten Personen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Der Auftragnehmer wird alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung und der Erfüllung dieses Vertrages betraut werden (im folgenden Mitarbeiter genannt), entsprechend verpflichten (Verpflichtung zur Vertraulichkeit, Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO) und mit der gebotenen Sorgfalt die Einhaltung dieser Verpflichtung sicherstellen. Diese Verpflichtungen müssen so gefasst sein, dass sie auch nach Beendigung des Auftrages, der Zusammenarbeit oder des Beschäftigungsverhältnisses zwischen dem Mitarbeiter und dem Auftragnehmer bestehen bleiben.

 

§ 7 Informationspflichten des Auftragnehmers

 

(1) Bei Störungen, Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder Verletzungen vertraglicher Verpflichtungen des Auftragnehmers, Verdacht auf sicherheitsrelevante Vorfälle oder andere Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch den Auftragnehmer, bei ihm im Rahmen des Auftrags beschäftigten Personen oder durch Dritte wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich in Schriftform oder Textform informieren. Dasselbe gilt für Prüfungen des Auftragnehmers durch die Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Die Meldung über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten enthält zumindest folgende Informationen:

 

a)  eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;

 

b)  eine Beschreibung der von dem Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

 

(2) Der Auftragnehmer trifft unverzüglich die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen der Betroffenen, informiert hierüber den Auftraggeber und ersucht um weitere Weisungen.

 

(3) Der Auftragnehmer ist darüber hinaus verpflichtet, dem Auftraggeber jederzeit Auskünfte zu erteilen, soweit dessen Daten von einer Verletzung nach Absatz 1 betroffen sind.

 

(4) Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren, sofern ihm dies nicht durch gerichtliche oder behördliche Anordnung untersagt ist. Der Auftragnehmer wird in diesem Zusammenhang alle zuständigen Stellen unverzüglich darüber informieren, dass die Entscheidungshoheit über die Daten ausschließlich beim Auftraggeber als „Verantwortlichem“ im Sinne der DSGVO liegen.

 

(5) Aufgrund fortlaufenden Gesetzesänderungen und technologischer Weiterentwicklungen können sich die Vorgehensweisen des Auftragnehmers von Zeit zu Zeit ändern. Änderungen der Datenschutzerklärung werden auf der Website des Auftragnehmers  veröffentlicht, damit dem Auftraggeber bewusst ist, welche Informationen durch den Auftragnehmer erfasst und verwendet werden.

 

§ 8 Kontrollrechte des Auftraggebers

 

(1) Der Auftraggeber kann sich vor der Aufnahme der Datenverarbeitung und anschließend von den technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragnehmers überzeugen. Hierfür kann er z. B. Auskünfte des Auftragnehmers einholen oder die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragnehmers nach rechtzeitiger Abstimmung zu den üblichen Geschäftszeiten selbst persönlich prüfen. Der Auftraggeber wird Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchführen und die Betriebsabläufe des Auftragnehmers dabei nicht unverhältnismäßig stören.

 

(2) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf dessen mündliche oder schriftliche Anforderung innerhalb einer angemessenen Frist alle Auskünfte und Nachweise zur Verfügung zu stellen, die zur Durchführung einer Kontrolle der technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragnehmers erforderlich sind.

 

(3) Der Auftraggeber dokumentiert das Kontrollergebnis und teilt es dem Auftragnehmer mit. Bei Fehlern oder Unregelmäßigkeiten, die der Auftraggeber insbesondere bei der Prüfung von Auftragsergebnissen feststellt, hat er den Auftragnehmer unverzüglich zu informieren. Werden bei der Kontrolle Sachverhalte festgestellt, deren zukünftige Vermeidung Änderungen des angeordneten Verfahrensablaufs erfordern, teilt der Auftraggeber dem Auftragnehmer die notwendigen Verfahrensänderungen unverzüglich mit.

 

§ 9 Einsatz von Subunternehmern

 

(1) Der Auftragnehmer ist im Rahmen seiner vereinbarten Leistungen zur Einsetzung von Unterauftragsverhältnissen mit Subunternehmern („Subunternehmerverhältnis“) befugt. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, Subunternehmer sorgfältig nach deren Eignung und Zuverlässigkeit auszuwählen. Der Auftragnehmer hat bei der Einschaltung von Subunternehmern diese entsprechend den Regelungen dieser Vereinbarung zu verpflichten. Sofern eine Einbeziehung von Subunternehmern in einem Drittland erfolgen soll, hat der Auftragnehmer sicherzustellen, dass beim jeweiligen Subunternehmer ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist (z. B. durch Abschluss einer Vereinbarung auf Basis der EU-Standarddatenschutzklauseln).

 

(2) Ein Subunternehmerverhältnis im Sinne dieser Bestimmungen liegt nicht vor, wenn der Auftragnehmer Dritte mit Dienstleistungen beauftragt, die als reine Nebenleistungen anzusehen sind. Dazu gehören z. B. Post-, Transport- und Versandleistungen.

 

§ 10 Anfragen und Rechte Betroffener

 

(1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung von dessen Pflichten nach Art. 12–22 sowie 32 und 36 DSGVO.

 

(2) Macht ein Betroffener Rechte, etwa auf Auskunftserteilung, Berichtigung oder Löschung hinsichtlich seiner Daten, unmittelbar gegenüber dem Auftragnehmer geltend, so reagiert dieser nicht selbstständig, sondern verweist den Betroffenen unverzüglich an den Auftraggeber und wartet dessen Weisungen ab.

 

§ 11 Haftung

 

(1) Für den Ersatz von Schäden, die ein Betroffener wegen einer nach den Datenschutzgesetzen unzulässigen oder unrichtigen Datenverarbeitung oder Nutzung im Rahmen der Auftragsverarbeitung erleidet, ist im Innenverhältnis zum Auftragnehmer alleine der Auftraggeber gegenüber dem Betroffenen verantwortlich.

 

(2) Die Parteien stellen sich jeweils von der Haftung frei, wenn eine Partei nachweist, dass sie in keinerlei Hinsicht für den Umstand, durch den der Schaden bei einem Betroffenen eingetreten ist, verantwortlich ist.

 

§ 12 Entzug des Auftrages

 

Der Auftraggeber kann den erteilten Auftrag fristlos ganz oder teilweise zurückziehen, wenn der Auftragnehmer seinen Pflichten aus diesem Vertrag nicht nachkommt, Bestimmungen der DSGVO vorsätzlich oder grob fahrlässig verletzt oder eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will. Bei einfachen – also weder vorsätzlichen noch grob fahrlässigen – Verstößen setzt der Auftraggeber dem Auftragnehmer eine angemessene Frist, innerhalb welcher der Auftragnehmer den Verstoß abstellen kann.

 

§ 13 Beendigung der Zusammenarbeit

 

(1) Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber alle ihm überlassenen Unterlagen, Daten und Datenträger auf dessen Wunsch zurückgeben oder löschen, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Bundesrepublik Deutschland eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Dies betrifft auch etwaige Datensicherungen beim Auftragnehmer. Zu entsorgende Unterlagen sind mit einem Aktenvernichter nach DIN 32757-1 zu vernichten.

 

(2) Der Auftraggeber hat das Recht, die vollständige Rückgabe bzw. Löschung der Daten beim Auftragnehmer in geeigneter Weise zu kontrollieren.

 

(3) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, auch über das Ende der Zusammenarbeit hinaus die ihm bekannt gewordenen Daten vertraulich zu behandeln. Die vorliegende Vereinbarung bleibt über das Ende der Zusammenarbeit hinaus solange gültig, wie der Auftragnehmer über personenbezogene Daten verfügt, die ihm vom Auftraggeber zugeleitet wurden oder die er für diesen erhoben hat.